元中学校音楽教師のめりーです。たかが日程調整、されど日程調整。
担任の業務の中でも、時間がかかる上、気を遣わなければならない三者面談の日程調整。
保護者の方からの返答を基に、担任が日程を組んでいくわけですが、日程の組み方によっては思わぬトラブルに発展することも・・・
というわけで、この記事では、三者面談の日程を決める際のちょっとしたコツをご紹介します。
三者面談の日程調整はいつ行う？
まずは、日程調整をいつ行うのかということについて。
保護者の方からすると、早く日程を知りたい！でも、早すぎても予定が分からないというところ。
確かに、たった１５分のために、わざわざ仕事や用事を調整して学校に来ていただくのですから、通知する時期も気を遣いますよね。
私が勤務していた学校では、だいたい以下のようなスケジュール感で、三者面談の日程調整を行っていました。
１か月前：三者面談のお知らせ配布
３週間前：返答締め切り
２週間前：日程通知
ここで注意してほしいことが１点。
くれぐれも抜け駆けはしないように！です。
なるべく早く保護者の方に通知したい！という気持ちはよく分かりますが、そこは一応足並みを揃えるようにしましょう。
新任の頃、他のクラスよりも３日ほど早く面談のお知らせを配ってしまい、大惨事になったことがあります。
三者面談の日程を組む際のコツ
Googleフォームなどを活用して日程調整を行っている方もいらっしゃいますが、学校ではまだまだアナログなやり方が主流ですので、ここでは面談可能日を紙で提出してもらった場合の方法をご紹介します。
①面談可能日ごとにグループ分けをする。
まず、提出された用紙の可能日をマーカーで囲み、以下のように４つのグループに分けます。
A 兄弟姉妹が在籍している。
B 面談可能日が１～３日しかない。
C 曜日指定、あるいは時間指定。
D 比較的いつでもOK！
そしてA→B→C→Dの順番に日程表に名前を入れていきます。
兄弟姉妹のいる家庭は、該当クラスの担任と調整しなければいけないので、最優先です。
こうすることで、「希望日でない日に面談が入っている！」というようなミスをなくせますし、比較的早く日程を組むことができます。
②あからさまな空欄は作らない。
１５分では時間が足りない！という生徒がいる場合、面談が延びても良いように、その生徒の後ろを空けて時間を確保しますよね。
ですが、このようにランダムに穴が空いていると、なんだか訳アリな感じがしませんか？
勘が鋭い生徒は、「後ろが空いているのは面談が長引くからだ！」とすぐに気が付きます。
それが火種になってトラブルが勃発するのは嫌なので、私は、このように綺麗に配置するよう心がけていました。
３人終わったら休憩を挟んでまた３人・・・というように枠を決め、時間が長引きそうな生徒は３人目に入れておきます。
多少時間が押していたとしても、休憩時間があればリセットできますし、空欄があからさまではないので、生徒にも怪しまれません。
ちなみに話が長くなりそうな保護者の後は空けない方が良いです。延々と続いてしまう恐れがあります。
③時間外の面談は受け付けない。
中には「仕事があって・・・」と勤務時間外や土日に面談を要求されることもありますが、それは丁重にお断りします。
というのも、一度許してしまえば、その他の保護者の要望にも対応しなければいけなくなりますし、「○○先生は日曜日も面談してくれる」なんて噂が広まってしまえば、他の先生方にも迷惑をかけてしまいます。
ただ、やむを得ず、時間外に面談を受けなければならない時は、他のご家庭に知られないよう、個別に連絡をとって、面談日時を設定するようにします。
その際、全員に配布する三者面談のお知らせ上は、適当な枠に名前を入れた状態にしておくのが無難です。
該当生徒には本当の日時を記載したものを渡します。
④初日は協力的なご家庭からスタートする。
特に初めての三者面談の場合、初日からいきなりクレームの嵐だと心が折れてしまいます。
ですので、初日の一枠目は、PTA役員の方や、日頃から学校に好意的で、行事等にも協力してくれるようなご家庭にしておくと、気持ちよくスタートが切れますよ。
どのようなご家庭か全くわからない場合は、学級委員や生徒会役員の生徒を選んでおけば間違いありません。
というわけで、この記事では三者面談の日程調整について、ちょっとしたコツをご紹介しました。
少しでも皆さんのお役に立てていれば幸いです。
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